Verifactu es un sistema de facturación que ha creado la Agencia Tributaria para que las facturas sean totalmente verificables. Es como un “sello de autenticidad” para cada factura que emitas. A partir de 2027, todas las empresas y autónomos deberán usar un sistema que cumpla con estas reglas. De forma que cada vez que crees una factura, ésta se enviará directamente a la Agencia Tributaria para que quede registrada correctamente y no se pueda modificar sin dejar rastro. Además, las facturas tendrán un código QR para que el cliente o, incluso, la administración pueda comprobar que todo está en orden.

En Arcadina hemos incorporado un sistema de facturación compatible con Verifactu y en este artículo de nuestra ayuda te vamos a explicar todas las opciones que vas a tener a tu disposición.

Para encontrar toda la información referente a las Facturas, dirígete a la siguiente dirección:

En esta pantalla es donde vas a poder:

- Consultar todas las facturas que tengas creadas hasta el momento.

- Editar información de cualquiera de ellas.

- Marcar facturas como cobradas.

- Realizar búsquedas personalizadas.

- Crear nuevas facturas simplificadas.

- Generar nuevas facturas ordinarias.

- Crear rectificativas.

- Asignar etiquetas.

- Descargar las facturas en PDF.

- Enviar factura por email o por WhatsApp.

A continuación vamos a ver las funcionalidades más destacables con algo más de detalle. Pero antes vamos a explicarte los diferentes tipos de facturas que puedes crear.

Lo primero que tienes que hacer antes de realizar tus primeras facturas es revisar que todos los ajustes estén correctos, para ello dirígete a la siguiente dirección:

Aquí vas a tener una serie de pestañas donde vas a poder configurar una serie de parámetros.

En esta sección es donde vas a poder configurar el formato de numeración para tus facturas ordinarias y simplificadas.

Vas a ver que por defecto está ya configurada la serie predeterminada pero vas a poder crear tantas series como necesites.

En cada una de las series vas a poder definir:

- Nombre de la serie.

- Modelo de numeración.

- Prefijo.

- Número de la siguiente factura.

- Prefijo para las facturas rectificativas.

- Número de la siguiente factura rectificativa.

Y si te fijas, también vas a tener la opción de configurar el envío de las facturas tanto por email como por WhatsApp al cliente una vez que se emitan.

Cuando hayas terminado de configurar esta información, en la parte superior de la pantalla encontrarás 2 botones: visualizar plantilla y guardar.

Si pulsas en visualizar plantilla te aparecerá un PDF con una factura tipo para que veas cómo queda toda la información.

La siguiente pestaña es la de Configuración fiscal. Aquí es donde vas a poder definir una serie de ajustes para aplicar a tus facturas:

- % de IVA por defecto: podrás seleccionar entre 21%, 10%, 4% y 0%.

- Retención IRPF: por defecto te aparecerá la cantidad de 15.

- Importe máximo para facturas simplificadas: aquí verás que está indicada la cantidad de 400 € (para España).

Aunque todos estos datos marcados por defecto son los más habituales y recomendables, como ves, puedes modificarlos en cualquier momento.

En este apartado es donde vas a poder personalizar el color de los elementos de tus facturas a través de los siguientes parámetros:

- Color del tema.

- Color del texto de la factura.

- Color del texto del encabezado.

Si es la primera vez que entras a este último apartado de Verifactu, verás que lo primero que tienes que hacer es subir tu certificado para activar la conexión a Verifactu*.

* Una vez que te conectes a Verifactu, tendrás la obligación de emitir todas tus facturas de forma compatible con este sistema.

En esta pantalla vas a tener 2 opciones:

- Usar tu propio certificado. Los envíos de tus facturas se firmarán con tu certificado.

- Autorizar a Arcadina*. Tus facturas se firmarán con el certificado de colaborador social de Arcadina. Para usar este método necesitamos que nos autorices previamente.

* Este método estará disponible próximamente.

Una vez que hayas subido tu certificado, te aparecerá un aviso de que Verifactu está configurado y activado. Además te aparecerá un mensaje de aviso indicándote en qué fecha caduca tu certificado digital y te dará la opción de reemplazar y borrar el certificado actual.

A continuación dirígete a la siguiente dirección para verificar que tus datos son los correctos:

Si te fijas, en esta pantalla vas a encontrar 2 botones:

- Nueva factura simplificada. Para productos o servicios con importes de menos de 400 € (en España).

- Nueva factura ordinaria. Para productos o servicios con cualquier importe.

Para crear una Factura Simplificada sigue los pasos del siguiente artículo de nuestra ayuda.

Para crear una Factura Ordinaria sigue los pasos del siguiente artículo de nuestra ayuda.

Además de en el apartado de Facturas, vas a tener otras secciones dentro de tu Panel de gestión desde donde también vas a poder emitir facturas, como son:

- Galerías de clientes / Pedidos.

- Dentro de cada pedido.

- Booking / Sesiones.

A continuación vamos a compartir contigo un par de artículos de nuestra ayuda donde te explicamos cómo realizar facturas desde pedidos y desde sesiones.