En el flujo de captación y gestión de clientes, los presupuestos juegan un papel clave, especialmente cuando se trata de servicios personalizados o sesiones fotográficas que requieren una propuesta adaptada a cada cliente.
Hasta ahora, muchos fotógrafos gestionaban este proceso de forma manual, lo que podía suponer una pérdida de tiempo y una menor profesionalización en la presentación de sus servicios. Con el nuevo apartado de Presupuestos vas a poder centralizar y optimizar este proceso, creando propuestas claras, estructuradas y alineadas con tus tarifas y servicios.
En este artículo de la ayuda te vamos a explicar dónde se encuentra esta sección, cómo puedes crear tus primeros presupuestos y las diferentes opciones de personalización.
¿Dónde se encuentra el apartado de Presupuestos?
En la sección de Ventas, es donde vas a encontrar esta opción de Presupuestos, para ello dirígete a la siguiente dirección:
Panel de gestión / barra lateral / Ventas / Presupuestos.
Como ves, si es la primera vez que entras, te aparecerá un mensaje avisándote de que no tienes ningún presupuesto creado.
Para personalizar aún más las opciones de tus presupuestos, puedes leer el siguiente artículo de nuestra ayuda.
Crear un presupuesto
Para crear tu primer presupuesto, solo tienes que pulsar, en esta misma pantalla, en cualquiera de los 2 botones de Nuevo presupuesto.
Cuando pulses en el botón, te aparecerá una nueva ventana donde vas a poder rellenar una serie de datos:
Datos del cliente: puedes buscar en el menú desplegable el cliente o crear uno nuevo.
Detalle del presupuesto: en este apartado puedes escoger la fecha en la que quieras que se fije el presupuesto y fijar si quieres que te pague un anticipo a modo de señal.
Comentarios: en este apartado puedes incluir un comentario que quedará registrado al final del presupuesto.
Si escoges a un cliente que ya tengas guardado y rellenas el resto de campos, así es como se visualizará esta pantalla.
Y si creas un presupuesto para un cliente que no tengas todavía guardado, te aparecerá un apartado para que puedas introducir la información del nuevo cliente.
En el siguiente artículo te explicamos otra manera de crear un cliente en tu Panel de gestión.
Cuando tengas toda la información lista, puedes pulsar en el botón de Continuar.
El siguiente paso a la hora de crear un presupuesto va a ser introducir líneas de productos.
Aquí tienes que rellenar una serie de campos:
Producto: en el menú desplegable escoge el producto que quieras incluir en el presupuesto.
Concepto: cuando hayas escogido el producto en cuestión, al lado tendrás otro menú desplegable para Elegir una variante y cuando la hayas seleccionado, en este otro campo de Concepto, aparecerá un comentario de dicho producto.
Cantidad: Nº de productos que vayas a incluir en este presupuesto.
Precio: precio unitario del producto seleccionado.
Descuento: si quieres aplicar algún descuento en este producto, aquí es donde vas a poder indicarlo.
Impuestos: en este apartado es donde vas a poder escoger el impuesto, por ejemplo, IVA a aplicar en este producto.
Para crear un producto nuevo, puedes seguir las indicaciones del siguiente artículo.
En la parte inferior de esta pantalla te aparecerá el precio neto, el precio total y la posibilidad de crear el presupuesto con o sin impuestos.
Una vez que lo tengas todo configurado, solo tienes que pulsar en el botón de Añadir para que este producto se incluya en el presupuesto.
En ese momento, te aparecerá la página principal de este presupuesto donde vas a poder consultar los productos que has añadido, incluir más, editar información, guardar como borrador, etc.
Si quisieras modificar algún dato del producto que acabamos de añadir, solo tienes que pulsar sobre el icono del lápiz.
Cuando lo pulses, te aparecerá la ventana donde vas a poder editar el producto en cuestión.
Para añadir un nuevo producto al presupuesto, solo tienes que pulsar en el botón de + Añadir línea y seguir los pasos que te acabamos de explicar.
Una vez que hayas incluido todos los productos en tu nuevo presupuesto pulsa en el botón de Continuar.
En la siguiente pantalla vas a tener toda la información de tu nuevo presupuesto:
Datos del presupuesto.
Detalles del presupuesto.
Datos del cliente.
Anticipo de señal.
En este último apartado de Anticipo de señal es donde vas a poder consultar el importe del anticipo, el estado de ese pago y también encontrarás un botón donde podrás copiar el enlace de pago para poder enviárselo al cliente.
Hasta que el cliente no haya realizado este pago a modo de señal, no quedará aprobado el presupuesto.
Una vez que hayas revisado toda la información vas a tener las diferentes opciones:
Guardar borrador.
Ver borrador en PDF.
Enviar.
Cuando pulses en la opción de Guardar borrador te llevará a la página principal de Presupuestos, allí dirígete a la pestaña de Borrador.
Ver borrador en PDF
En el momento en el que pulses el botón de Ver borrador en PDF, se generará el documento en este formato.
Si has habilitado el anticipo de señal, en el documento de PDF que se enviará al cliente, le va a aparecer una serie de botones de pagar y aceptar el presupuesto o rechazarlo.
En el momento en el que el cliente realice el pago de la reserva, si vuelve a entrar al documento PDF, aparecerán estos botones deshabilitados.
El fotógrafo también va a poder aceptar el presupuesto del cliente a través del panel de gestión e indicar si el cliente le ha realizado o no el pago de la reserva.
Enviar
Cuando pulses en el botón de Enviar, verás que vas a tener 2 opciones:
Enviar por email.
Enviar por WhatsApp.
Si pulsas en la opción de Enviar por email, te aparecerá la siguiente pantalla donde vas a poder ver el mensaje que le llegará a tu cliente.
Si pulsas en la opción de Enviar a través de WhatsApp, te va a aparecer una ventana muy similar a la anterior.
En el momento en el que pulses en cualquiera de las 2 opciones de Enviar, el presupuesto pasará de ser un borrador a un presupuesto terminado y se visualizará en la pestaña principal de presupuestos.
Más opciones en presupuestos
En la página principal de Presupuestos, vas a tener diferentes opciones, veamos cada una de ellas:
Crear un presupuesto nuevo
Tal y como te hemos explicado antes, para crear un nuevo presupuesto solo tienes que pulsar en el botón de Nuevo presupuesto. Los siguientes pasos serán justo los que te hemos explicado en el apartado anterior.
Buscador
En la parte superior de la pantalla vas a tener un buscador que, cuando tengas un volumen elevado de presupuestos, te ayudará a realizar las búsquedas más fácilmente. Para ello podrás seleccionar:
El o los tipos de clientes.
El estado del presupuesto.
Fecha.
Etiquetas.
Modificación de la información de un presupuesto
Cuando ya tengas un presupuesto creado, vas a poder consultar y editar la información en cualquier momento. Para ello, sitúate en la página principal de Presupuestos y selecciona el que más te interese.
Cuando entres en el presupuesto de este cliente, vas a ver su página principal.
Aquí vas a ver información muy similar a la pantalla donde te hemos explicado la información que contiene el borrador de un presupuesto (datos del presupuesto, datos del cliente, detalles del presupuesto), pero además, te va a mostrar información extra:
Estado del presupuesto: en la parte superior izquierda de la pantalla vas a poder comprobar el estado del presupuesto, en este caso, ya se ha enviado al cliente.
Aceptar, rechazar: en la parte superior derecha de la pantalla encontrarás 2 opciones, Aceptar, Rechazar. Cuando el cliente te dé una respuesta de aceptación o desestimación de un presupuesto, podrás acudir a esta pantalla para aceptar o rechazar dicho presupuesto.
Si pulsas, por ejemplo, en Aceptar el presupuesto, te aparecerá una ventana de aviso. Y si has añadido una cantidad como pago de reserva, tendrás que seleccionar si has recibido ya ese pago o todavía no, la fecha en la que se ha realizado este abono y el medio de pago.
Una vez que tengas toda la información configurada, solo tienes que pulsar en el botón de Aceptar presupuesto.
En el momento en el que pulses en Aceptar, te aparecerá un mensaje de aviso y se cambiará de manera automática el estado de tu presupuesto. Y también te aparecerá una sección de cobros donde podrás controlar el importe que queda por abonar, el total del presupuesto y la cantidad que ya se ha pagado.
En esta sección de cobros, además de poder gestionar los siguientes pagos, también vas a encontrar un botón para crear un enlace de pago.
Si quieres consultar todos los enlaces de pago que has creado, dirígete a la siguiente dirección o consulta nuestro artículo de la ayuda: Panel de gestión / barra lateral / Ventas / Enlaces de pago.
>> Ventas - Enlaces de pago
Si lo pulsas te aparecerá una nueva ventana en la que se indicará el importe que le queda al cliente por abonar, la fecha de expiración, un resumen de la información que le llegará al cliente, incluyendo el estado del pago y los métodos de envío del enlace (por WhatsApp o por Correo electrónico).
Y de la misma manera se procedería con la opción de Rechazar un presupuesto.
En ese momento te aparecerá una ventana de aviso.
Y se cambiará de manera automática el estado de tu presupuesto.
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