In Arcadina puoi creare e gestire le fatture dei tuoi prodotti e servizi dal pannello di gestione. In questo articolo trovi le principali opzioni disponibili, dalle impostazioni iniziali alla creazione e al duplicato di una fattura.
Dove si trova la gestione delle fatture?
Per consultare tutte le informazioni relative alle fatture, vai a:
Pannello di gestione / barra laterale / Vendite / Fatture.
Da questa schermata puoi:
Consultare tutte le fatture create fino a quel momento.
Modificare le informazioni delle fatture.
Contrassegnare le fatture come pagate.
Effettuare ricerche personalizzate.
Creare nuove fatture semplificate.
Creare nuove fatture ordinarie.
Duplicare fatture esistenti.
Creare fatture rettificative tramite l'opzione di modifica disponibile nel pannello.
Assegnare tag.
Scaricare le fatture in formato PDF.
Inviare le fatture via e-mail o WhatsApp.
Di seguito vediamo più in dettaglio le funzioni principali. Prima, però, controlliamo le impostazioni e i tipi di fattura che puoi creare.
Prima di creare le tue prime fatture
Prima di iniziare, verifica che tutte le impostazioni siano corrette. Per farlo, vai a:
Pannello di gestione / barra laterale / Vendite / Impostazioni / Fatture.
Qui trovi diverse schede che ti permettono di configurare la fatturazione.
Numerazione
In questa sezione puoi configurare il formato di numerazione delle fatture ordinarie e semplificate.
Troverai una serie predefinita già configurata, ma puoi creare tutte le serie di cui hai bisogno.
Per ogni serie puoi definire:
Nome della serie.
Modello di numerazione.
Prefisso.
Numero della fattura successiva.
Prefisso per le fatture rettificative.
Numero della rettifica successiva.
Puoi anche configurare l'invio della fattura al cliente via e-mail o WhatsApp una volta emessa.
Quando hai terminato, nella parte superiore della schermata trovi i pulsanti Modello di visualizzazione e Salvare. Il primo apre un PDF con una fattura di esempio, così puoi controllare come verranno presentate le informazioni.
Configurazione fiscale
La scheda successiva è Configurazione fiscale. Qui puoi definire le impostazioni fiscali disponibili nel pannello da applicare alle tue fatture:
IVA di default (%): seleziona l'aliquota tra quelle disponibili nella tua configurazione.
Importo massimo per le fatture semplificate: controlla il limite impostato prima di utilizzare questo tipo di fattura.
Puoi modificare questi valori nelle impostazioni. Le aliquote e l'importo visibili nella schermata sono quelli del sito dimostrativo: non vengono presentati come valori fiscali predefiniti per l'Italia. Imposta i parametri adatti alla tua attività e al Paese in cui operi.
Personalizzazione
In questa scheda puoi definire i commenti che compariranno di default sulle fatture e personalizzare l'oggetto e il testo dell'e-mail utilizzata per inviarle ai clienti.
Seleziona IT per lavorare sulla versione italiana dei testi. Nella stessa scheda puoi scegliere i campi da includere nell'esportazione Excel e il loro ordine.
Controlla i tuoi dati
Verifica poi che i tuoi dati siano corretti, accedendo a:
Pannello di gestione / barra laterale / Account / I tuoi dati.
Tipi di fattura che puoi creare
Nella schermata Fatture trovi due pulsanti:
Nuova fattura semplificata. Per creare una fattura di questo tipo, tenendo conto del limite configurato e delle condizioni applicabili alla tua attività.
Nuova fattura ordinaria. Per creare una fattura ordinaria con i dati del cliente e i prodotti o servizi da fatturare.
Creare una nuova fattura semplificata
Accedi a Vendite / Fatture e premi Nuova fattura semplificata per iniziare. Prima di emetterla, controlla tutte le informazioni inserite.
Creare una nuova fattura ordinaria
Accedi a Vendite / Fatture e premi Nuova fattura ordinaria. Controlla i dati del cliente e le informazioni della fattura prima di emetterla.
Duplicare una fattura
Se devi creare una fattura simile a una che hai già, puoi duplicarla per riutilizzarne le informazioni e risparmiare tempo. Questa opzione è utile quando fatturi prodotti o servizi simili in occasioni diverse.
Per iniziare, vai a:
Pannello di gestione / barra laterale / Vendite / Fatture.
Individua la fattura da utilizzare come base, premi il pulsante con i tre puntini alla fine della sua riga e seleziona Duplica.
Nella finestra di duplicazione puoi selezionare un cliente oppure lasciare il campo non assegnato e aggiungerlo in seguito, durante la modifica della bozza. Se devi creare un nuovo cliente, puoi farlo anche dalla fattura stessa.
Premi Duplica e controlla la bozza. Prima di emettere la nuova fattura, verifica i dati del cliente, la data, le voci, gli importi e le imposte, adattandoli alla nuova operazione.
La fattura duplicata viene gestita come una fattura manuale. Se quella originale è stata creata da un ordine o da una prenotazione di Booking, la nuova fattura non sarà collegata a quell'ordine o a quella prenotazione.
Altre sezioni del pannello da cui puoi creare fatture
Oltre alla sezione Fatture, puoi creare fatture anche da queste sezioni del pannello:
Gallerie Clienti / Ordini.
All'interno di ciascun ordine.
Booking / Sessioni.