En este primer apartado de Contratos es donde vas a tener toda la información de los contratos que hayas enviado a tus clientes. Este servicio está disponible para todos los clientes que estén dados de alta en el plan Booking.

En el siguiente artículo sobre los primeros pasos con Contratos encontrarás información sobre cómo darte de alta en Booking si todavía no lo has hecho.

A continuación te vamos a explicar todas las opciones que vas a tener disponibles en esta sección.

Si te diriges a:

Aquí es donde vas a encontrar toda la información sobre tus contratos. Y como adelanto también vas a poder apreciar los primeros cambios de nuestro nuevo Panel de gestión.

Si es la primera vez que entras en esta opción de contratos y todavía no has enviado ninguno a tus clientes, esta pantalla de Contratos te aparecerá vacía.

Para empezar a crear tu primer contrato, solo tienes que pulsar en el botón de Nuevo contrato que te aparecerá en la parte superior derecha de la pantalla. Y esta es la siguiente pantalla que vas a visualizar.

En esta nueva pantalla es donde vas a poder crear tu primer contrato, para ello vas a encontrar una primera parte de Datos del cliente donde vas a poder escribir o seleccionar una serie de información sobre tu cliente:

- Título: nombre que le quieras dar a este contrato.

- Cliente: en este apartado es donde vas a poder buscar entre los clientes que ya tengas guardados en tu panel y seleccionar el que más te interese.

- Idioma: vas a poder escoger entre español, inglés o italiano.

- Número de clientes que deben firmar: si son varios los clientes que van a aparecer en el contrato, en este apartado es donde vas a poder seleccionar el número de clientes* que deben firmar el documento.

* En el caso de que selecciones un número mayor que 1, en el apartado de Cliente vas a poder escoger el cliente principal.

Veamos cómo sería el caso de escoger, por ejemplo, a 2 clientes.

Lo primero que tienes que hacer para realizar un contrato para varios clientes, en este caso 2, es seleccionar en la opción de Número de clientes que deben firmar, la opción de 2.

Automáticamente el segundo apartado que antes se llamaba Cliente, ahora va a pasar a llamarse Cliente principal y en él aparecerá el cliente que hayas escogido anteriormente y que podrás modificar pulsando en el desplegable.

Una vez que hayas rellenado todos los datos de esta pantalla y pulses en el botón de Siguiente, vas a encontrar un apartado de cliente 2 que te explicaremos más adelante y será donde vas a poder rellenar los datos de este segundo cliente.

En este segundo apartado de Texto del contrato es donde puedes redactar la información que quieras que tenga ese nuevo contrato en el apartado del editor e incluso convertirlo después en una plantilla.

En el siguiente artículo de la ayuda vas a encontrar toda la información sobre cómo crear tu propia plantilla de contratos.

Pero lo ideal es que aproveches las plantillas que ya están creadas que vas a poder editar y adaptar a cada cliente para que el proceso de creación de un contrato sea mucho más rápido y eficiente.

Veamos un sencillo ejemplo de cómo en pocos minutos puedes dejar tu propio contrato listo.

Pero para que la creación de un nuevo contrato sea aún más ágil, rápida y efectiva, también vas a tener la opción de utilizar una plantilla* ya creada. Para ello pulsa en la opción de Importar texto desde plantilla.

* Vas a poder utilizar una serie de plantillas ya creadas por FEPFI.

Si pulsas en ese botón de Importar texto desde plantilla te va a aparecer un apartado desplegable en el que vas a poder seleccionar la plantilla que más te interese y a continuación verás el botón de Importar desde esta plantilla.

Si pulsas en el desplegable de las plantillas que tienes predeterminadas, vas a ver que son unas cuantas las que ya tienes creadas y que han cedido FEPFI:

- Autorización y cesión de derechos para la realización de obras fotográficas y/o audiovisuales de personas, obras, intelectuales, etc.

- Cesión de derechos de imagen de menores de 18 años.

- Cesión y autorización de uso de la fotografía y/o audiovisual.

- Contrato reportaje social.

- Venta de archivos digitales.

Supongamos que nos interesa utilizar, en esta ocasión el Contrato reportaje social. Tan solo tenemos que seleccionarlo y pulsar en el botón de Importar desde esta plantilla.

Llegados a este punto, si anteriormente has escrito algo en el apartado de editor, antes de importar la plantilla seleccionada te aparecerá el siguiente mensaje.

Cuando pulses en Aceptar, te va a aparecer el texto de la plantilla seleccionada. Como ves en color rojo, se ha incluido un texto de aviso indicando la importancia de, siempre que se pueda, recurrir a un asesor legal para que revise tus contratos.

También verás indicado en color rojo todos los campos a sustituir por datos o, en su defecto, variables.

Y si vas un poco más hacia abajo, verás el texto del contrato que podrás modificar y adaptar a tus necesidades.

Cuando esté todo correcto recuerda pulsar en el botón de Guardar borrador que encontrarás en la parte superior derecha de la pantalla y en Siguiente para continuar creando tu contrato.

En este segundo paso del contrato es donde vas a poder introducir una serie de campos con el resto de datos de este contrato. Cada campo corresponde a una de las variables de texto que hayas añadido a tu contrato.

- Información del fotógrafo: nombre mercantil, nombre, dirección, NIF.

- Más datos del cliente: futuro domicilio, nombre, dirección, NIF, email, datos del segundo cliente (si fuera el caso).

- Contrato: ciudad de la firma, precio vídeo, precio reportaje, entrega a cuenta, fecha de contrato.

- Evento: hora del banquete, hora en casa de la novia, lugar del banquete, hora en casa del novio, fecha del evento, dirección del evento, hora del evento.

Estos campos a rellenar van a variar en función de la plantilla que escojas.

Una vez que tengas toda la información cumplimentada, ya vas a poder enviar el contrato a tu cliente para que lo firme. Para hacerlo vas a encontrar 2 botones de Enviar contrato, uno situado en la parte inferior de la pantalla y otro en la parte superior derecha.

En el momento en el que pulses cualquiera de los 2 botones te avisará con un mensaje si queda algún campo por rellenar, y si está todo correcto, te aparecerá un mensaje como que el contrato se ha enviado y se te mostrará toda la información en un menú lateral.

En este menú lateral vas a ver que aparecen 3 pestañas con información:

- Cliente y texto.

- Datos.

- Firmas.

Veamos cada una de estas opciones.

En esta primera sección de Cliente y texto es donde vas a poder consultar y modificar la información básica del cliente como el texto del contrato.

Si el cliente todavía no ha firmado el contrato y quieres cambiar algún dato, puedes pulsar sobre el botón de Modificar contrato.

En ese momento te aparecerá un mensaje de aviso avisando de que si modificas el contrato (que ya se ha enviado a tu cliente), el enlace que le habías enviado al cliente dejará de funcionar hasta que le vuelvas a realizar el envío del contrato nuevamente.

Y esto es lo que verá el cliente si en ese momento abre el enlace que le habrá llegado a su email.

Volviendo a la pantalla anterior de tu panel, cuando pulses en Aceptar, te aparecerá de nuevo la pantalla de creación del contrato donde vas a poder modificar cualquier tipo de dato y repetir el proceso de envío al cliente.

En la segunda de las pestañas con el nombre de Datos te va a aparecer toda la información referente al resto de datos:

- Información del fotógrafo.

- Datos de los clientes.

- Condiciones del contrato.

- Resto de información sobre el evento.

Como ocurría en el apartado anterior, si pulsas en el botón que encontrarás en la parte inferior de la pantalla de Modificar contrato, te aparecerá de nuevo un mensaje de aviso de que el enlace que hayas enviado al cliente previamente dejará de funcionar y volverás a la página principal de edición del contrato.

En este último apartado de Firmas es donde vas a poder consultar el estado de la firma de este contrato.

Como ves, en estos momentos está En espera porque se ha enviado el contrato para firmar al cliente pero éste todavía no lo ha reenviado firmado.

Si ves que han pasado unos días desde que le enviaste el contrato al cliente y todavía no te lo ha devuelto con su firma, desde esta pantalla puedes enviarle de nuevo una copia pulsando en el botón de Reenviar.

Y como en el resto de pestañas, en la parte inferior de la pantalla encontrarás el botón de Modificar contrato*.

* Una vez que el cliente haya firmado y enviado su contrato, no vas a poder realizar ningún tipo de modificaciones a ese contrato. Si necesitas cambiar algún aspecto, se generará un contrato nuevo y el anterior aunque esté firmado quedará invalidado.

Cuando tengas listo el contrato y se lo envíes a tu cliente, a éste le llegará un email informando al cliente de que ya tiene disponible su contrato y un enlace en el que al pinchar le llevará directamente a su contrato.

Como ya te hemos adelantado, cuando el cliente pinche en el enlace que aparece en el mensaje del email, le va a redirigir a una ventana de tu panel en la que va a aparecer toda la información del contrato.

Si te fijas, al final del todo en un lateral hay una casilla para que el cliente pueda firmar dicho contrato con ayuda del ratón si lo abre a través de un ordenador o incluso de manera táctil si lo hace a través del móvil.

Esta firma la va a poder repetir todas las veces que necesite el cliente, para ello justo debajo de la casilla de la firma va a encontrar un botón de Limpiar y otro de ir hacia atrás para dejar ese campo vacío.

Una vez que el cliente haya firmado el contrato, en la parte inferior de la pantalla va a encontrar un botón de Firmar, si lo pulsa el contrato quedará firmado por su parte y, si tú todavía no has añadido tu firma digital, este es el mensaje que le aparecerá al cliente:

En el momento en el que tú también hayas firmado el contrato, al cliente le llegará un nuevo correo con el contrato y podrá descargarlo en PDF.

Para saber cómo puedes firmar tus contratos, solo tienes que dirigirte a la pestaña de Ajustes dentro de Contratos. En el siguiente artículo de nuestra ayuda encontrarás todos los pasos.

Una vez que el cliente haya firmado el contrato, en tu Panel de gestión, si te sitúas de nuevo (dentro de Contratos) en la última de las pestañas de Firmas, ahora verás que, en vez de aparecer como En espera, ahora ya te aparecerá como Firmado, con una miniatura de la firma, la fecha y la hora de la firma.

Y si te diriges a la página principal de Contratos, verás este contrato con la información básica y, más adelante, aparecerán el resto de los que vayas realizando.