Para que tengas un mayor control de las reservas de sesiones de fotos que te contratan tus clientes a través de la página de reservas de tu web, tienes a tu disposición en el panel un calendario donde además de poder consultar las sesiones contratadas, también vas a poder incluir de manera manual cualquier otro reportaje fotográfico que te contraten por otro medio.

En este artículo de la ayuda te vamos a explicar dónde se encuentra este apartado de calendario de sesiones y todas las acciones que puedes realizar en él.

Para localizar el calendario de sesiones del servicio de Booking tienes que situarte en la siguiente dirección:

Recuerda que las reservas de sesiones de fotos sin fecha y hora no te van a aparecer en el calendario.

Lo primero que vas a poder ver en esta página es un calendario que puedes visualizar por meses, semanas o días gracias a los botones que encontrarás en la parte superior derecha de la pantalla.

Las flechas que vas a encontrar en la parte superior izquierda de la pantalla, te van a servir para cambiar de mes en el calendario.

Si, por ejemplo, tienes una visualización diaria, las flechas que se encuentran a continuación de las anteriores te van a servir para pasar día a día en el calendario.

Para centrar el calendario en el día de hoy, tienes el botón de Hoy. Muy útil cuando estás consultando la agenda de las siguientes semanas o meses.

Y si lo que te interesa es buscar una fecha concreta en el calendario, en el botón de la parte superior central de la pantalla lo podrás hacer. Tan solo tienes que pulsarlo y te aparecerá un pequeño calendario para seleccionar día y año.

Si pinchas sobre una de las sesiones del calendario, te llevará directamente a la ventana de edición de ese reportaje en cuestión.

Aquí es donde vas a poder consultar cualquier tipo de información y modificar algún dato si fuera necesario.

Si quieres saber más sobre todas las opciones que tienes disponibles a la hora de editar la reserva de una sesión de fotos, en el siguiente artículo te las explicamos con detalle.

Pero este calendario no es solo de consulta, sino que también te va a permitir realizar una serie de acciones:

- Añadir reportajes ya contratados: si, por ejemplo, te llega un cliente por otra vía que no sea tu página de reservas de la web, puedes incluir su sesión de fotos de manera manual desde esta página.

- Bloquear fechas importantes: si vas a cerrar unos días el estudio, tienes una cita médica o simplemente necesitas bloquear alguna tarde para editar, puedes añadir también esos eventos en el calendario.

- Modificar citas de clientes: tanto si has introducido manualmente una sesión como si te la han contratado a través de la web. Si necesitas modificar la fecha, hora o cualquier otro dato de una reserva lo vas a poder hacer desde esta sección de Calendario.

Veamos estos 3 ejemplos con algo más de detalle.

Para incluir en el calendario una sesión de fotos que te acaban de contratar, tienes que pulsar en el botón de Nueva sesión que encontrarás en la parte superior izquierda de tu pantalla.

A continuación te va a aparecer una ventana donde tienes que escoger la campaña en cuestión, por ejemplo, reportajes newborn.

Una vez que pulses en la campaña en cuestión, escoge el tipo de reportaje que te hayan contratado y que quieras añadir a tu calendario de reservas.

Cuando hayas escogido la sesión fotográfica en cuestión, te aparecerá una nueva pantalla donde, si has seleccionado previamente en la creación de la Campaña la posibilidad de reservar sin escoger fecha y hora, tendrás 2 opciones disponibles.

Si pulsas la primera de las opciones de crear una reserva sin fecha, no te va a aparecer en el calendario. Para seguir con este tipo de reserva solo tienes que seguir los pasos y si tienes alguna duda, puedes consultar el siguiente artículo de nuestra ayuda donde encontrarás todo el proceso completo.

Y si pulsas en la segunda opción de reserva con fecha y hora, en la siguiente pantalla que te va a aparecer es donde vas a tener que seleccionar la fecha y hora acordada con el cliente.

A continuación te explicamos lo que significan los diferentes colores que te vas a encontrar a la hora de seleccionar el horario de este reportaje.

1. Las casillas en color rojo indican que aunque ese hueco no está reservado, la duración del tipo de sesión elegida hace que ese horario no pueda ser elegido, puesto que no daría tiempo a realizar el reportaje al completo.

2. Las casillas en color gris oscuro con la hora en gris, no se pueden seleccionar porque ya están reservadas.

3. Las casillas en color gris claro con la hora en negro, son las que están disponibles para esa fecha y ese tipo de reportaje.

4. Cuando selecciones una hora acorde al tipo de sesión se te marcará en color azul.

Si pulsas en el botón de Siguiente, te va a aparecer una ventana para rellenar los datos del cliente.

Si es un cliente con el que ya has trabajado, en el desplegable vas a poder seleccionarlo para que se rellenen todos los campos. Y si es un cliente nuevo, en esta ventana es donde vas a poder crear tu ficha de cliente.

En la última de las ventanas, vas a tener la opción de avisar al cliente desde el panel de la nueva reserva a través de email o por WhatsApp si tienes este servicio contratado.

Para agilizar este proceso puedes utilizar las plantillas que hemos creado para estos casos.

Otra manera de añadir un reportaje fotográfico al calendario de sesiones es pinchando en un hueco en el propio calendario.

Una vez que pulses en el hueco que más te interese, el proceso de crear una cita para una sesión fotográfica será igual que en el caso anterior.

Y la tercera manera de incluir la reserva de un reportaje de fotos es dirigiéndote a Booking / Sesiones y pulsando en “+ Nueva”. En el siguiente artículo te detallamos este proceso.

Si, por ejemplo, tienes que cerrar unos días el estudio por reforma o te vas de vacaciones, puedes bloquear en el calendario este periodo de tiempo en el que no vas a poder ofrecer tus reportajes de fotos.

Para este tipo de casos tienes el botón de Bloquear fechas que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

En la siguiente pantalla que vas a ver es donde vas a poder escoger una serie de datos importantes:

- Desde el día / a las …

- Hasta el día / a las …

- Marcar si es todo el día.

- Tipo de incidencia.

- Asunto.

- Notas.

Cuando hayas terminado de rellenar todos los datos y pulses en Guardar, te aparecerá una ventana de aviso con los días y las horas señalados.

En el momento en el que pulses en el botón de Bloquear te aparecerá el evento en tu calendario de sesiones.

Y cuando un cliente vaya a contratar una sesión de fotos ese día, esto es lo que verá en el calendario de tu web.

Si por error has incluido una cita en el calendario que no vas a poder atender porque, por ejemplo, te coincide con otra que ya te habían contratado, puedes modificarla directamente en el calendario.

Si por ejemplo quieres pasar la sesión de estudio (marcada en color verde en el ejemplo) al día anterior. Puedes hacer clic con el ratón sobre la propia sesión de fotos y arrastrarla al día que más te convenga. En ese momento te aparecerá una ventana con la siguiente información.

Para confirmar el cambio de fecha, tienes que seleccionar la casilla de “Confirmo que quiero cambiar la sesión” y escoger cualquiera de las opciones disponibles:

- No avisar al cliente.

- Avisar al cliente por email.

- Notificar el cambio de sesión al cliente por WhatsApp (opción solo disponible si se tiene contratado WhatsApp Business).

Ahora, si miras de nuevo en el calendario, verás que la sesión de fotos ha cambiado de día.

Si en tu día a día utilizas un gestor de calendarios tipo: Google Calendar, Apple Calendar, etc., también vas a poder tener en cualquiera de ellos todas las citas y eventos que tengas en este calendario de tu panel.

Esta opción es muy práctica para las veces que no estés con el ordenador y te llamen para realizar un reportaje. Simplemente abriendo tu gestor de calendarios en el móvil podrás consultar tu disponibilidad rápidamente.

A la hora de utilizar esta opción, ten en cuenta que la frecuencia de actualización de tu gestor de calendarios no va a depender de nuestro sistema sino del propio sistema del calendario.

Para utilizar esta opción, pulsa en el botón que encontrarás en la parte superior de la pantalla de Suscribir.

Cuando pulses en el botón, encontrarás una URL que es la que vas a poder utilizar en tu calendario habitual para que se visualicen las citas y eventos de tu web.

Si ya tienes conectado tu sitio web con Google y quieres que las reservas que te hagan tus clientes a través de Booking se reflejen en tu calendario de Google, solo tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Dirígete de nuevo a esta página de Integraciones / Google, desconéctate y vuelve a conectarte y asegúrate que das todos los permisos necesarios durante el proceso.

2. En la pestaña de Calendario crea un nuevo calendario.

En el momento en el que pulses sobre el botón de Nuevo calendario, te va a aparecer la siguiente ventana donde vas a poder indicar el nombre de este nuevo calendario.

Ten en cuenta que:

- Las citas que tengas programadas hasta ahora y las que vayan saliendo en un futuro se van a sincronizar en este nuevo calendario.

- Si ya tenías estas citas sincronizadas en otro calendario y has decidido crear uno nuevo, estas reservas desaparecerán del antiguo calendario y se trasladarán a este otro.

- El proceso de sincronización puede tardar unos minutos.

3. Pulsa en el botón de Crear cuando tengas el nombre del nuevo calendario escrito. En ese momento te aparecerá de nuevo la ventana general de Calendario con el nuevo calendario ya seleccionado.

Para activar el calendario tan solo tienes que mover la barra lateral de color rojo que se encuentra en la parte de arriba hasta que pase a verde. Esto te indicará que el calendario está activado.

Como ves, en esta ventana también vas a poder eliminar cualquier calendario secundario que tengas.

4. Si te diriges en estos momentos a tus calendarios de Google, te aparecerá, pasados unos minutos, este nuevo calendario con toda la información de las reservas que te hayan realizado.