Dentro del servicio de Booking, tus clientes van a poder contratar una sesión de fotos directamente desde tu sitio web a través de la página de reservas. Una vez que hayan escogido la sesión que más les interese, les aparecerá un calendario de reservas donde van a poder escoger fecha y hora y efectuar el pago de este servicio.

Cada vez que un cliente realice este proceso, en tu panel, en el apartado de Booking / Sesiones, vas a poder consultar y editar todas las sesiones de fotos que te han contratado.

En este artículo de la ayuda te vamos a explicar todas las opciones que vas a poder realizar en esta sección de tu panel.

Lo primero que tienes que hacer es situarte en la siguiente dirección:

Como ves, en esta página vas a poder consultar el número de sesiones de fotos que te han contratado a través de tu página de reservas. Para realizar una búsqueda mucho más rápida, te puedes ayudar de los filtros de búsqueda que puedes configurar en la parte superior de la pantalla.

Un filtro que nos gustaría destacar es el de la reserva de sesiones sin fecha. Desde esta pantalla y seleccionando únicamente este filtro vas a poder consultar las sesiones de fotos que te hayan reservado sin fecha y hora. Destacamos este filtro para recordarte que este tipo de reservas no te van a aparecer en el calendario.

También vas a poder realizar búsquedas y consultas utilizando la fecha de sesión y la fecha de solicitud.

Junto a cada sesión de fotos (representada por el color que hayas definido anteriormente en el apartado de Tipos de sesiones), te va a aparecer una serie de información relevante. Veamos un ejemplo:

En esta primera “Sesión de comunión”, vas a poder consultar:

- Fecha de solicitud: fecha en la que el cliente ha realizado la petición de reserva de una sesión de fotos.

- Fecha de sesión: fecha y franja horaria que ha reservado el cliente para realizar este reportaje.

- Estado: en este caso aparece como Pendiente de confirmación.

- Importe: te va a indicar el precio total de la sesión de fotos que ya está abonado por el cliente y el importe que queda sin pagar*.

* En el apartado de Booking / Tipos de sesiones puedes configurar que el pago de la reserva del reportaje fotográfico sea una parte del total. Si añades este tipo de importe (pago de reserva), tus clientes solo van a poder realizar este pago en el momento de realizar la reserva. Después, podrás registrar el resto de pagos pendientes.

- Cliente: aquí vas a poder consultar los datos más importantes de cada cliente, como por ejemplo: email y nombre.

- Contacto: en esta parte te van a aparecer un icono de email que, si lo pulsas, te permitirá enviar directamente un correo electrónico a este cliente en cuestión. En esta misma ventana vas a poder escoger la plantilla que mejor se adapte al mensaje que le quieras enviar. Si tienes el plan WhatsApp Business contratado, también te saldrá su icono correspondiente.

Toda esta información la vas a poder consultar y editar de una manera más detallada si pulsas en el icono del lápiz de cada pedido. Veamos un ejemplo.

Una vez que pulses en el icono del lápiz de una sesión de fotos en concreto, esta es la nueva pantalla que te va a aparecer.

Como ves, en esta nueva ventana vas a poder consultar y modificar todos los datos de esta reserva:

En este apartado vas a poder modificar la fecha y hora de esta reserva. Cuando pulses en el lápiz, te aparecerá un calendario con las horas en diferentes colores:

1. Las casillas en color rojo indican que aunque ese hueco no está reservado, la duración del tipo de sesión elegida hace que ese horario no pueda ser elegido, puesto que no daría tiempo a realizar el reportaje al completo.

2. Las casillas en color gris oscuro con la hora en gris, no se pueden seleccionar porque ya están reservadas.

3. Las casillas en color gris claro con la hora en negro, son las que están disponibles para esa fecha y ese tipo de reportaje.

4. Cuando selecciones una hora acorde al tipo de sesión se te marcará en color azul.

Cuando hayas terminado de realizar el cambio y se guarde la sesión, el sistema pedirá confirmación de dicho cambio, ya que afecta al cliente que la ha contratado. Además, se podrá enviar un aviso tanto por correo electrónico como por WhatsApp al cliente para informarle esta modificación.

En el caso de que estés editando una sesión de fotos que haya sido reservada sin fecha y hora, en este apartado de fecha y hora te aparecerá el mensaje de: “Pendiente de elegir”.

Cuando el cliente se ponga en contacto contigo para indicarte la fecha y hora elegidas, vas a poder añadir la información en esta misma pantalla, pero para incluir estos datos, primero tienes que cambiar el estado de la sesión de fotos, por ejemplo a Confirmada. En ese momento verás que ya te deja editar la información de fecha y hora.

Pulsando sobre el icono del lápiz de esta sección, vas a poder cambiar el estado de cada reserva.

En este apartado además de poder consultar qué cantidad lleva abonada el cliente y cuánto está pendiente de cobro, también vas a poder editar la cantidad cobrada. Si pulsas en el lápiz te saldrá una nueva ventana donde vas a poder incluir pagos de manera manual.

De esta forma, cuando un cliente te pague el resto de la sesión (tras haber realizado la reserva), podrás indicarlo en este apartado.

En este momento, si volvemos a la página principal de Sesiones, verás que esta sesión aparece ya como cobrada.

En el siguiente artículo te explicamos esta opción tan interesante con algo más de detalle.

Aquí vas a poder consultar y modificar si hubiera algún error, todos los datos que hayas solicitado al cliente en el momento de realizar la reserva de la sesión a través de un formulario.

Si quieres saber cómo puedes personalizar los campos de este formulario, te lo explicamos en el siguiente artículo.

En Comentarios vas a poder consultar las anotaciones que te haya podido dejar el cliente en el momento de realizar la reserva y en Notas, vas a poder dejar por escrito las tuyas propias.

Volviendo a la página principal de Sesiones, vas a poder crear de manera manual la reserva de una de tus sesiones de fotos.

Esto es muy útil si un cliente contacta contigo por email o WhatsApp para contratar un reportaje fotográfico o se ha pasado directamente por tu estudio.

Es importante que incluyas este tipo de reportajes en tu agenda de reservas para que los futuros clientes tengan información actualizada de los huecos disponibles de cada reportaje.

Para crear una nueva entrada, solo tienes que pulsar en el botón de + Nueva que encontrarás en la parte superior izquierda de la pantalla.

Lo primero que tienes que escoger es el tipo de sesión que quieres reservar para un cliente. En este caso vamos a seleccionar una “Sesión de Newborn”.

Cuando pulses en el reportaje que te interese incluir en tu agenda, te aparecerán los tipos de sesiones disponibles.

Una vez que hayas pulsado en el tipo de sesión, te aparecerá la opción de establecer la reserva sin fecha y hora o escogiendo ya esta información.

Si pulsas en esta primera opción de realizar la reserva de una sesión sin fecha y hora, la siguiente pantalla que te va a aparecer es la de rellenar los datos del cliente.

En este apartado se puede elegir a un cliente ya existente mediante el desplegable, o se pueden poner los datos de uno nuevo y el sistema lo añadirá a la lista de clientes automáticamente.

Cuando hayas terminado de rellenar los datos del cliente, pulsa de nuevo en Siguiente.

En esta nueva ventana es donde vas a poder enviar un email o un mensaje de WhatsApp (siempre y cuando tengas el plan contratado) a tu cliente para avisarle de que ya está reservada su sesión de fotos. Para que este proceso sea mucho más rápido, puedes ayudarte de las plantillas que te hemos dejado ya redactadas.

Una vez hayas terminado en esta pantalla, si te diriges a la página principal de Sesiones, te aparecerá la nueva sesión de fotos ordenada, en este caso, por fecha de solicitud.

Si pulsas en esta segunda opción de realizar la reserva de una sesión con fecha y hora, la siguiente pantalla que te va a aparecer es la de escoger fecha y hora.

Una vez seleccionados día y hora, pulsa en el botón de Siguiente para rellenar los datos del cliente.

En este apartado se puede elegir a un cliente ya existente mediante el desplegable, o se pueden poner los datos de uno nuevo y el sistema lo añadirá a la lista de clientes automáticamente.

Cuando hayas terminado de rellenar los datos del cliente, pulsa de nuevo en Siguiente.

En esta nueva ventana es donde vas a poder enviar un email o un mensaje de WhatsApp (siempre y cuando tengas el plan contratado) a tu cliente para avisarle de que ya está reservada su sesión de fotos. Para que este proceso sea mucho más rápido, puedes ayudarte de las plantillas que te hemos dejado ya redactadas.

Una vez hayas terminado en esta pantalla, si te diriges a la página principal de Sesiones, te aparecerá la nueva sesión de fotos ordenada por fecha.

Si quieres consultar las reservas* de tus sesiones de fotos, también puedes dirigirte a: Booking / Calendario.

*Recuerda que las sesiones sin reservadas sin fecha y hora no te aparecerán en el calendario.

Para duplicar un tipo de sesión vas a tener 2 opciones:

Dirígete a la página principal de Tipos de sesiones, selecciona el tipo de reportaje que quieras duplicar y pulsa en el menú desplegable de Acciones / Duplicar tipos de sesión.

En el siguiente artículo de nuestra ayuda vas a encontrar una explicación más detallada justo al final del documento.

O entrar directamente en la pantalla de edición de uno de los reportajes. Esta segunda opción es la que vamos a explicarte a continuación.

Sitúate en la pantalla principal de Tipos de sesiones y pulsa en el botón de edición de una de ellas, por ejemplo de: Navidad Mini.

A continuación te va a aparecer la página principal de edición de esta sesión.

Si te fijas, en la parte superior de la pantalla vas a encontrar un menú desplegable de Acciones donde vas a tener que seleccionar Duplicar tipo de sesión.

Si pinchas en esta opción te va a salir un mensaje de confirmación del duplicado del tipo de sesión.

En el momento en el que pinches en el botón de Duplicar, vas a volver a visualizar la pantalla de edición del tipo de reportaje pero esta vez de la sesión que acabas de duplicar.

También, si vas a la página principal de Tipos de sesiones, justo al final vas a encontrar el nuevo reportaje duplicado.